請求書ひな形ガイド

請求書ひな形

皆さん、請求書はどういう風に書いていますか。実は結構小さな間違いを侵しているんですね。

では請求書とはなんぞや、と言うところから初めて見ましょう。
請求書とは、商品やサービスの料金・代価の支払を求めるために出す文書のことです。そう、支払を求めると言う事ですね。請求書を作成するには、ＰＣを使うのであれば会計ソフトや専用プログラムを用いて作成する場合がほとんどです。

通常の請求書には、２つの請求タイプがあります。
一つは、商品を納品するたびに、その都度請求する方式。もう一つは、毎月の取引について１ヵ月分ずつまとめて請求する、掛売り方式です。その方式では締日が過ぎたら迅速に請求書を作成し取引先に請求します。

それでは、一般的な請求書の作成方法です、まず通番ですがこれは付けても、付けなくても良いかと思いますが付けるのであれば会計ソフトの顧客番号や取引先コードとは別に付けましょう。発行日または提出日については、請求日として締日を記載する場合が多いようです。

請求書にはほとんどの場合経理担当者が印鑑を押印します（個人商店・事業所では代表者、個人では本人）。
請求書のタイトルは、納品（商品受け渡し）のたびにその都度発行する請求書の場合は「請求書」だけで構いませんが、掛売りの請求書の場合は、何年の何月分についての請求書なのかがわかるように、「○○年○○月分御請求書」というように、タイトルに明記します。タイトルの下には簡単な挨拶文を載せた方が良いでしょうそれは、ビジネス文章として、定型の文章を用いた方が無難です。（口座振替の場合には入金依頼も合わせて載せます。）
請求書の場合の例文：
「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。下記の通りご請求申し上げます。よろしくお願い申し上げます。」
請求書兼口座振替のお知らせの場合の例文：
「日頃は○○○をご利用頂き、誠にありがとうございます。 下記の金額をご指定の口座から振り替えさせて頂きます。振替日の前日までにご指定の口座にご入金ください」
などです。

合計金額の書き方は、「最終的に、この請求書で請求している金額がいくらなのか」がわかるように、太字にしたり、大きめのフォント（ポイント数）にしたりします。また、振込手数料を先方に負担してほしい…など、希望があれば支払い請求書に明記することをおすすめします。
【手数料負担のお願い文章例】「恐れ入りますが振込手数料はご負担下さい」・「誠に勝手ながら、振り込み手数料はお客様のご負担でお願いいたします」等です。

あとは、明細（単価や数量）を記入すれば、完了です。（単価や数量の記載が難しいものは「一式」とします）。

また、請求書は郵送や手渡し等が原則ですが（改竄を防ぐ為）、メール添付でして欲しい取引先の場合には、一旦、紙面に印刷し押印した後スキャナで取り込んでPDFとして添付した方が間違い無いと思います。